Cómo hacer un catálogo de productos: pasos, formatos y lo que un PDF no resuelve

Casi todo lo que aparece al buscar «cómo hacer un catálogo de productos» está pensado para alguien que vende diez cosas: una plantilla de Canva, fotos lindas, exportar a PDF y mandarlo por WhatsApp. Funciona. Hasta que el negocio tiene 800 productos en tres talles, cambia precios dos veces por mes y vende a 200 clientes que no pagan lo mismo.

Vemos ese momento desde hace más de ocho años en mayoristas, distribuidoras e importadores: el catálogo PDF de 60 páginas que se rehace cada quincena, la versión vieja que sigue circulando por WhatsApp, y la persona que se pasa el lunes actualizando precios en un diseño. Esta guía explica cómo hacer un catálogo de productos que sirva también cuando la operación crece: qué lleva cada ficha, cómo se arma la planilla, qué fotos rinden, qué formatos existen y cuál corresponde según cómo compra el cliente.

Qué es un catálogo de productos (y qué lleva cada ficha)

Un catálogo de productos es la lista ordenada de todo lo que una empresa vende, con una ficha por producto: código, nombre, categoría, variantes, unidad de venta, precio, foto y stock. El formato (PDF, web, Excel, impreso) es la salida; la ficha es lo que importa.

Ese es el cambio de cabeza que evita rehacer el catálogo cada mes: el catálogo es una base de datos con fotos, no un diseño. Si los datos están bien armados una sola vez, el PDF, la web y la planilla para el cliente salen de la misma fuente y se actualizan juntos. Si el catálogo «es» el PDF, cada cambio de precio es un trabajo de diseño.

Lo que lleva cada ficha, en orden de importancia: código o SKU (único, corto, el que usa el depósito), nombre, categoría con jerarquía (Librería › Escritura › Lapiceras), variante si la tiene (talle, color, sabor), unidad de venta (unidad, pack, bulto de 12), precio base, foto y stock. Con código, nombre, categoría y precio ya hay catálogo; el resto es lo que evita las preguntas por WhatsApp.

Cómo hacer un catálogo de productos en siete pasos

1. Definir para quién es y por dónde se va a ver. No es lo mismo un catálogo para el vendedor que lo muestra en el celular, uno para el cliente que pide solo, y uno para imprimir. La respuesta decide el formato del paso 6.
2. Armar la planilla maestra, una fila por variante. «Remera S/M/L» no es una fila: son tres, con el mismo nombre y distinto código. Es la regla que permite mostrar un producto con selector de talle y controlar el stock de cada uno. Las columnas mínimas: código, nombre, categoría, variante, unidad de venta, precio, stock. La guía de la planilla de productos, columna por columna tiene el detalle y los seis errores que más retrasan una importación.
3. Poner códigos que el depósito reconozca. Cortos, únicos y sin espacios. El código conecta la planilla, las fotos, el pedido y la factura; si cambia según quién lo escribe, todo lo demás se rompe.
4. Sacar las fotos con una regla: una carpeta por producto, nombrada como el código. Fondo claro, el producto entero, una foto por variante si el color importa. Los archivos adentro pueden llamarse como salgan de la cámara; lo que los conecta es el nombre de la carpeta. Está explicado en las fotos de tus productos, todas en un ZIP.
5. Definir los precios: una lista base y las listas por cliente. El precio del catálogo es el base; el mayorista además tiene lista para distribuidor, para revendedor, para el cliente grande. Si el catálogo va a mostrar precios, tiene que saber a quién se los muestra. Lo desarrollamos en lista de precios por cliente.
6. Elegir el formato según el paso 1. PDF para imprimir o para mandar una vez; link online cuando el precio y el stock cambian; catálogo con pedidos cuando el cliente tiene que poder comprar desde ahí. La tabla de abajo compara los cinco.
7. Decidir cómo se mantiene. Quién cambia un precio, dónde, y cómo llega ese cambio a todas las salidas. Si la respuesta es «rehacemos el PDF», el catálogo va a estar desactualizado la mayor parte del mes.

Los cinco tipos de catálogo de productos

Google pregunta «¿cuáles son los cinco tipos de catálogos?» y las respuestas suelen ser de diseño (impreso, digital, interactivo…). Para quien vende, la clasificación útil es otra: qué puede hacer el cliente con el catálogo cuando lo tiene enfrente.

Sobre las herramientas gratis que aparecen primero en Google: Canva y las plantillas sirven para un PDF lindo y rápido, y no hay nada de malo en eso para arrancar. El problema no es la herramienta; es pedirle a un PDF cosas que un PDF no puede hacer.

Lo que un mayorista no puede resolver en un PDF

Acá va la opinión: un catálogo PDF enviado todas las semanas no es digitalizar nada. Es el mismo catálogo de papel, más rápido de mandar y más fácil de tener desactualizado. Cuatro cosas que aparecen en cuanto el negocio es mayorista y que ningún PDF resuelve:

• El precio por cliente. El distribuidor ve un precio, el revendedor otro, el cliente grande otro. Con PDF eso son tres archivos, tres versiones y el riesgo de mandarle la lista equivocada a la persona equivocada.
• El stock. El PDF de la semana pasada sigue mostrando el producto que se agotó el martes. El cliente lo pide, el vendedor lo anota y el depósito no lo puede preparar.
• Las variantes y el bulto. «Témpera 250 g, seis colores, bulto de 12» es una fila en la planilla y una ficha con selector en la web; en un PDF son seis fotos y una nota al pie que nadie lee.
• El pedido. El PDF muestra; no vende. El pedido vuelve por WhatsApp como texto o audio, alguien lo transcribe y aparecen los errores de cantidad y de código.

Por eso el catálogo de un mayorista termina siendo un portal donde cada cliente entra con su usuario: ve su precio, el stock real y las variantes, y arma el pedido con el mínimo y el bulto ya aplicados. WhatsApp sigue sirviendo para avisar y compartir el link; deja de ser el lugar donde se arma el pedido.

Cómo armar un catálogo de productos mayorista: el ejemplo, fila por fila

Para ver cómo se arma un catálogo de productos en la práctica, seguimos con el caso ficticio de Importadora Nórdica. Las 1.400 fichas arrancan en la planilla maestra; con seis filas alcanza para ver la regla: una fila por variante, un código por fila y una columna por lista de precios. Los números son inventados, como todo el caso.

Lo que estas seis filas resuelven, y un PDF no:

• Las tres velas son una sola ficha con selector de color. En el PDF eran tres fotos y una nota al pie; en la planilla son tres filas con el mismo nombre y distinto código. El negro muestra «sin stock» en vez de generar un pedido que el depósito no puede armar.
• El bulto va en la fila, no en el título. «Caja × 6» es un dato de la ficha. Cuando el cliente pide 2, el catálogo entiende 2 cajas, y nadie tiene que preguntar por WhatsApp si eran cajas o unidades.
• Dos columnas de precio son dos listas, no dos catálogos. El bazar que compra poco ve la lista base; la cadena de regalerías entra con su usuario y ve la de distribuidor. Mismas fotos, misma planilla, un solo lugar donde cambiar el precio cuando llega el contenedor. Cómo se arman esas listas está en tienda mayorista con precios por cliente.
• El código es el que usa el depósito. VEL-200-VE es el nombre de la carpeta de fotos, la fila de la planilla, la línea del pedido y la línea de la factura. Si cada área le pone un nombre distinto, el catálogo se rompe en el primer pedido.

Catálogo de productos y catálogo de ventas: no son lo mismo

El catálogo de productos es la base: qué vende la empresa, con qué código, en qué variantes y a qué precio de lista. El catálogo de ventas es ese mismo catálogo con las condiciones comerciales encima: la lista que le corresponde a cada cliente, el mínimo de compra, el bulto cerrado, la forma de pago. Es lo que el vendedor muestra en la visita. Si el catálogo de ventas se arma a mano para cada cliente, se vuelve a los tres PDF de Nórdica; si sale de la misma planilla con las condiciones de cada cuenta, es un portal donde cada cliente entra con su usuario.

Qué tiene que tener la ficha para servir también en Google y en Meta

La ficha mínima de esta guía coincide con lo que piden las plataformas donde después se publica el mismo catálogo. La especificación de datos de producto de Google Merchant Center exige para cada producto un identificador único de hasta 50 caracteres, un título de hasta 150, descripción, link, imagen, precio y disponibilidad, más el GTIN cuando el producto lo tiene (Google Merchant Center, consulta del 26 de octubre de 2026). GS1 define el GTIN como el número que identifica de forma única cada ítem comercial: cualquier producto o servicio que se cotiza, se pide o se factura en algún punto de la cadena (GS1, consulta del 26 de octubre de 2026). Una variante que se pide por separado es un ítem distinto, con su propio código. Armada así una vez, la misma planilla alimenta el catálogo, el PDF y el catálogo de Meta para WhatsApp e Instagram.

Un catálogo que se genera desde la tienda

La forma de no rehacer nunca más el catálogo es que salga de la misma base que la tienda. En VentasxMayor, el generador de catálogos toma los productos reales, con sus variantes y su stock, una plantilla (grilla clásica, lookbook, lista compacta) y la lista de precios que se elija, y produce las tres salidas del diagrama: un link que se mantiene al día con el stock y muestra el precio de quien entra, un PDF de imprenta o para WhatsApp con la lista elegida, y un Excel con los precios de cada lista para el cliente que sigue comprando por planilla. Cambia un precio en la tienda y el link ya lo muestra; el PDF se vuelve a exportar en un clic, no en un día y medio.

Checklist: el catálogo está listo cuando…

• Cada variante es una fila con su propio código, y no hay dos códigos iguales.
• Cada producto tiene categoría con jerarquía, no una lista plana de 40 categorías.
• La unidad de venta (unidad, pack, bulto) está en la ficha, no en el título.
• Cada producto tiene al menos una foto con fondo claro, en una carpeta con el nombre del código.
• Hay una lista de precios base y se sabe cuántas listas más existen y para quién.
• El stock que muestra el catálogo sale del sistema, no de la memoria del depósito.
• Un cambio de precio se hace en un solo lugar y llega a todas las salidas.
• El cliente puede pedir desde el catálogo, o al menos el link lleva a donde pide.
• Nadie tiene que preguntar por WhatsApp «¿este viene en azul?» ni «¿cuánto sale para mí?».

Preguntas frecuentes

¿Cuáles son los pasos para hacer un catálogo de productos?+

Definir para quién es y dónde se va a ver; armar la planilla con una fila por variante; poner códigos únicos; sacar fotos en una carpeta por código; definir la lista base y las listas por cliente; elegir el formato (PDF, link, catálogo con pedidos); y decidir cómo se mantiene actualizado. Los dos primeros pasos son el 80 % del trabajo.

¿Dónde puedo crear un catálogo gratis?+

Para un PDF, Canva y las plantillas gratuitas alcanzan. Para un catálogo online que se actualice solo, la mayoría de las plataformas de tienda tienen una versión gratuita o de prueba. La pregunta correcta no es dónde hacerlo gratis sino qué tiene que poder hacer el cliente con él: si tiene que ver su precio y pedir, un PDF no lo va a resolver a ningún precio.

¿Cómo hacer un catálogo en PDF para mandar por WhatsApp?+

Con la planilla armada, cualquier plantilla de Canva o un generador de catálogos lo exporta en minutos: una ficha por producto con foto, código, unidad de venta y precio. Lo que conviene sumarle es un link al catálogo online en la portada, para que el cliente que reciba una versión vieja pueda ir a la actual y, si corresponde, pedir desde ahí.

¿Cuáles son los cinco tipos de catálogos?+

Para quien vende: impreso, PDF, catálogo de WhatsApp Business, catálogo online (un link) y catálogo con pedidos (un portal donde el cliente entra con su usuario). Se diferencian en tres cosas: si se actualiza solo, si muestra el precio de cada cliente y si se puede pedir desde ahí.

¿Qué fotos necesita un catálogo de productos?+

Una por producto como mínimo, con fondo claro y el producto entero; una por variante cuando el color o el modelo importan. No hace falta estudio: hace falta consistencia (misma luz, mismo encuadre) y una regla de orden: cada foto en la carpeta que se llama como el código del producto, para que se carguen todas de una vez.

¿Cómo armar un catálogo de productos mayorista?+

Igual que uno minorista, con tres diferencias: una fila por variante con su propio código, la unidad de venta (unidad, pack, bulto) como dato de la ficha, y una columna por lista de precios en vez de un precio solo. Con eso armado, el formato se elige después: PDF para la feria, link para el día a día y portal con usuario para que cada cliente vea su lista y pida con el mínimo ya aplicado.

¿Cuál es la diferencia entre catálogo de productos y catálogo de ventas?+

El catálogo de productos lista lo que vende la empresa: código, nombre, variantes, unidad de venta, precio de lista y foto. El catálogo de ventas es el mismo catálogo con las condiciones de cada cliente encima: su lista de precios, el mínimo de compra, el bulto y la forma de pago. El primero se arma una vez; el segundo conviene que salga solo, por usuario, y no a mano para cada cliente.

Fuentes

1. Global Trade Item Number (GTIN) — GS1, consultado el 26 de octubre de 2026
2. Especificación de datos de producto — Google Merchant Center, consultada el 26 de octubre de 2026
3. Cómo hacer un catálogo de productos digital — Wix, marzo de 2025, consultado el 26 de octubre de 2026
4. Google Keyword Planner — promedio mensual de búsquedas por país, consulta de septiembre de 2026
5. La planilla de productos, columna por columna — guía de VentasxMayor, 2026

Siguiente paso

Un catálogo que se arma solo desde tu tienda

El generador de catálogos de VentasxMayor toma tus productos reales, una plantilla y la lista de precios que elijas, y entrega un link que se mantiene al día con el stock, un PDF de imprenta o un Excel con los precios de cada lista.

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