El sistema de seguimiento permite controlar en qué etapa se encuentra cada pedido mayorista mediante un flujo de estados personalizado para tu negocio.
Cómo funciona
Cada pedido avanza a través de una serie de estados que representan las etapas de tu proceso logístico y comercial (por ejemplo: Recibido, En preparación, Despachado, En transito, Entregado). Estos estados se configuran según las necesidades de cada negocio mayorista, por lo que pueden variar. Un distribuidor puede tener estados diferentes a los de un fabricante o un importador.
En el listado de pedidos, el estado de seguimiento se muestra con indicadores visuales que permiten identificar rápidamente en qué etapa está cada pedido. Podes cambiar el estado de un pedido desde su detalle. Esto es especialmente importante en operaciones mayoristas donde múltiples pedidos de gran volumen deben coordinarse simultáneamente.
Los pedidos pueden asignarse a un vendedor específico, quien será responsable de su gestión y seguimiento. Esto permite que cada representante comercial haga seguimiento de los pedidos de sus clientes mayoristas asignados.
Opciones disponibles
- Cambiar estado: Avanza el pedido al siguiente paso del flujo o retrocedelo si es necesario. Cada cambio queda registrado en el historial.
- Asignar vendedor: Vincula un vendedor al pedido para definir responsabilidades. El vendedor asignado puede hacer seguimiento de sus pedidos de forma autónoma.
- Filtrar por estado: Desde el listado general, filtra pedidos según su estado de seguimiento actual. Útil para identificar cuellos de botella en la operación.
Crear o editar un estado de seguimiento
Cada estado se configura con los siguientes campos:
- Nombre: como se llama el estado en el listado de pedidos (por ejemplo, "Pedido listo sin abonar", "En reparto").
- Color: color identificador con el que el estado aparece en la lista de pedidos para identificarlo de un vistazo.
- Notificar al cliente (switch): si esta activo, cada vez que apliques este estado a un pedido el sistema enviara un email al cliente. Si esta apagado, el estado clasifica el pedido pero no genera correos.
Cuando Notificar al cliente esta activo se habilitan los campos del email automatico:
- Asunto: titulo del correo que recibira el comprador.
- Contenido: cuerpo del email que se envia (con editor de texto enriquecido).
- Informacion importante: plantilla con datos que pueden cambiar de un pedido a otro (por ejemplo, monto a abonar, numero de seguimiento, datos bancarios). Cuando aplicas el estado a un pedido, podes editar este campo en el momento antes de enviar.
- Vista previa: previsualiza como va a llegar el email al cliente antes de guardarlo.
Un ejemplo tipico es el estado "Pedido listo sin abonar": color rojo, asunto "Aboná tu pedido para que sea despachado", contenido fijo con instrucciones generales y la Informacion importante completada con monto y datos bancarios al momento de aplicar el estado al pedido.
Aplicar un estado a un pedido
Cuando ingresas a un pedido y elegis un estado de seguimiento, sucede lo siguiente:
- El estado queda guardado y aparece con su color en el listado de pedidos.
- Si el estado tiene Notificar al cliente activo, se abre el editor con la plantilla del email para que ajustes la informacion variable (monto, tracking, observaciones).
- Al guardar, el sistema envia el email al cliente y, si tenes configurados emails de seguimiento adicionales en la configuracion del negocio, tambien recibe copia el equipo (por ejemplo, vendedor, deposito).
- El cliente puede ver el estado actual de su pedido desde "Mis Pedidos" en su portal.
Estados predeterminados
La tienda llega con 7 estados de seguimiento predeterminados que sirven como base para arrancar. Son totalmente personalizables: podes editar nombre, color y email, o eliminarlos si tu flujo no los necesita.
Consejos
- Mantene actualizados los estados de seguimiento para que tu equipo y tus vendedores tengan visibilidad en tiempo real del progreso de cada pedido mayorista.
- Si tu negocio tiene un flujo particular (por ejemplo, un paso de verificación de crédito antes del despacho), creá un estado a medida con su propio color y email.
- Asignar vendedores facilita la distribución del trabajo y el seguimiento de la productividad del equipo comercial.
- Revisa periódicamente los pedidos estancados en un estado por mucho tiempo para detectar problemas en el proceso de preparación o despacho.
- Usá el campo Informacion importante para datos que cambian pedido a pedido (monto a cobrar, tracking) y dejá el Contenido con la informacion fija. Asi no tenes que reescribir el cuerpo del email cada vez.